Waarom heb je een back-upoplossing voor Office 365 nodig?

...en waar je bij de aanschaf op moet letten.

Gastblog: Ronald Ooms - Vice President North East EMEA bij Veeam Software

Het grootste misverstand bij organisaties die Microsoft Office 365 gebruiken, is dat ze geen back-up-oplossing nodig hebben. Uit onderzoek blijkt dat 76 procent van de organisaties geen gebruik maakt van back-up-oplossingen. De helft daarvan is dat voorlopig ook niet van plan, en vertrouwt volledig op de infrastructuur van Microsoft. Daarmee stellen die bedrijven zich bloot aan grote risico’s. Hoewel Office 365 in de cloud draait, en data en bestanden daar ook kunnen worden opgeslagen, betekent dat niet dat je bij het gebruik van de software volledig beschermd bent tegen dataverlies. Microsoft verzorgt bij het gebruik van Office 365 alleen de benodigde infrastructuur, en biedt slechts beperkte herstelmogelijkheden in het geval er iets misgaat aan de gebruikerskant.

Door geen back-up-oplossing voor Office 365 in te zetten, loop je bijvoorbeeld risico op het verlies van data of productiviteit in het geval van:

  • Menselijke fouten – denk aan een medewerker die een oude bestandsmap met verzonden facturen verwijdert. Of nog erger: een systeembeheerder die per ongeluk alle data verwijdert.
  • Medewerkers met kwade opzet – een vertrekkende medewerker bijvoorbeeld die bewust grote hoeveelheden data verwijdert of onbruikbaar maakt.
  • Externe dreigingen – denk aan ransomware, malware waarmee mensen van buiten de organisatie bestanden versleutelen en om losgeld vragen om ze weer vrij te geven.
  • Technische storingen – data opslaan in de cloud betekent uiteindelijk gewoon dat je informatie opslaat op andermans servers. Maar net als iedere organisatie, kan ook de cloudleverancier te maken krijgen met een technische storing waardoor data verloren gaat.

Als je de risico’s op dataverlies voor jouw organisatie wil beperken, doe je er dan ook verstandig aan back-ups te maken van de bestanden. Maar op welke zaken moet je letten bij de keuze van een backup-oplossing voor Office 365? Hieronder vindt je de drie belangrijkste:

1. Welke functionaliteiten biedt de oplossing?

Toegegeven, het klinkt als een open deur. Want natuurlijk kijk je bij de selectie van een nieuw product of dienst naar de mogelijkheden. Het is belangrijk dat je daarbij niet alleen kijkt naar wat een back-up-oplossing voor Office 365 kan, maar dat je die ook afstreept tegen de opties die je echt nodig hebt. En dat hangt weer af van welke data van belang is voor de bedrijfsvoering, welke risico’s je bereid bent om te nemen en hoe snel je over een back-up wilt beschikken. Let daarom op zaken als:

  • Hoe lang worden de back-ups opgeslagen? Het hoeft niet altijd in één keer duidelijk te zijn dat er in jouw organisatie dataverlies is opgetreden. Een van de belangrijkste toegevoegde waardes van een back-upoplossing is dan ook, dat je ook data die al langere tijd geleden verloren zijn gegaan, kunt herstellen.
  • Hoe snel kan de oplossing een back-up terugzetten? En wat is acceptabel voor de organisatie? Mag daar bijvoorbeeld een uur overheen gaan? Of leidt dat tot teveel verloren productiviteit en moet je bij dataverlies onmiddellijk over een back-up kunnen beschikken?
  • Hoe vaak wordt er door de oplossing een back-up gemaakt? Is dat bijvoorbeeld eens per 24 uur? En
    ben je bereid als organisatie het risico te nemen dat een etmaal aan werk verloren gaat, of heb je behoefte aan een hogere back-upfrequentie?
  • Is het met de oplossing mogelijk om individuele data en bestanden te herstellen, of moet je in het geval van dataverlies de volledige omgeving terugzetten naar het moment van vóór het dataverlies? Ook hier geldt weer: hoeveel risico ben je bereid als organisatie te nemen?
  • Welke Office 365-producten ondersteunt de back-upoplossing? Welke Office 365-producten gebruik je, en van welke applicaties is het belangrijk dat je verloren data of bestanden kan herstellen?

2. Wat is de total-cost-of-ownership?

Natuurlijk zijn aanschaf- en licentiekosten van invloed op het totale financiële plaatje van een back-upoplossing voor Office 365. Maar er zijn ook andere factoren van invloed op de opstartkosten. De implementatietijd is daar een goed voorbeeld van. De implementatie van de ene back-upoplossing is namelijk sneller gerealiseerd dan de andere. En een snelle implementatie betekent niet alleen dat je eerder aan de slag kunt, maar ook dat je minder, al dan niet extern ingehuurde, manuren kwijt bent aan de opstartfase. Behalve de implementatie, kan verder het gebruiksgemak van een back-up-oplossing een stempel drukken op de total-cost-of-ownership. Een eenvoudig te gebruiken oplossing biedt namelijk niet alleen uitkomst in de dagelijkse gang van zaken, maar zou ook zomaar het verschil kunnen maken tussen het wel of niet aanstellen van een aangewezen beheerder, met alle bijkomende arbeidsuren.

3. Stabiliteit en support

Bij een back-upoplossing is stabiliteit van onschatbare waarde. Het laatste waar je immers op zit te wachten is dat een back-up niet beschikbaar is in het geval van dataverlies. Kijk daarom naar zaken als de Service Level Agreement die een leverancier biedt, maar ook naar het updatebeleid en release notes van het bedrijf. Geven ze de voorkeur aan het snel uitbrengen van nieuwe features die voor bugs zorgen? Of brengen ze updates wellicht wat langzamer uit, omdat ze die eerst uitgebreid testen om de oplossing stabiel(er) te houden?

Let daarnaast ook op de manier waarop de leverancier support levert. Als je hulp nodig hebt, is het vanwege tijdverschil bijvoorbeeld wel zo prettig als een supportmedewerker beschikbaar is in jouw geografische regio, of ze daarvoor samenwerken met een partnernetwerk.

Belang voor bedrijfsvoering
Natuurlijk moet je bovenstaande punten zien als leidraad, en is het afhankelijk van jouw organisatie en jouw wensen welke punten zwaarder wegen dan andere. Wat wel als een paal boven water staat, is dat je niet zonder back-up-oplossing voor Office 365 kunt, als jouw data en bestanden ook maar van enig belang zijn voor de bedrijfsvoering.

"Waarom heb je een back-upoplossing voor Office 365 nodig?" komt uit ons nieuwe Security Magazine. Benieuwd naar dit magazine? Vraag deze dan onderstaand gratis aan.

Aanvragen Claranet Security magazine

Claranet Security Magazine coverVul onderstaand je gegevens in om het Claranet Security Magazine te ontvangen. Na het versturen van je gegevens zul je een mail ontvangen met een link om het magazine te downloaden.

Neem contact met ons op

Laat een e-mail achter

Vul onderstaand formulier in en we zullen zo spoedig mogelijk contact met u opnemen

Velden aangeduid met een * zijn verplicht.

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u geen computer bent om automatisch spam tegen te gaan.

Neem contact met ons op

Verkoop: 040 239 3300
Financiële administratie: 040 239 3340
Support: 040 239 3350