Corona-impact - Zeven vragen aan Edwin de Brave

Het is inmiddels week 6 van de Corona-thuiswerkmarathon. De ervaring varieert van ‘een ware slijtageslag’ tot ‘ik begin er inmiddels aan te wennen’ maar de algemene mening van werkend Nederland is eensgezind samengevat in “we zijn er wel klaar mee!”. En we hebben nog wel even te gaan voor we terug gaan naar kantoor, in welke vorm dan ook. In een nieuwe serie artikelen stellen we zeven vragen aan een aantal Claranet-collega’s onder het motto: ‘wat verwacht je de komende tijd?’

In dit deel 2: Edwin de Brave – Business Unit Manager Rely

COVID19 Impact - Zeven vragen aan Edwin de Brave

1. Wat is er veranderd bij Rely sinds het invoering van de Corona-maatregelen?
Binnen Rely zijn we, in tegenstelling tot ons Claranet kantoor in Son, niet compleet dicht gegaan. Vanuit de locatie Barneveld werken we nog met een zeer kleine bezetting, de rest van de medewerkers werkt vanuit huis. De overgang van all-in naar deze gemixte omgeving is erg goed gegaan. De diensten die we leveren aan onze klanten zijn gewoon doorgegaan.

We hebben vanuit onze klanten binnen het notariaat in het begin een behoorlijke overload gekregen aan support vragen. Enkele honderden medewerkers binnen het notariaat moesten opeens thuis werken. Hiervoor diende we een telewerkfunctionaliteit ter beschikking te stellen aan de medewerkers. Dit heeft zeker in de eerste weken een zware belasting gegeven aan de mensen binnen Rely. Ook andere klanten zijn ondertussen voorzien van de juiste werkplekken en software om thuiswerken optimaal in te kunnen vullen.

2. Hoe heeft de Corona-crisis jou en je werkzaamheden beïnvloed?
Persoonlijk heeft de Corona-crisis me natuurlijk geraakt door dat zaken die heel normaal waren opeens niet meer kunnen. Gezellig met familie en vrienden hapje eten en een drankje, bezoeken van een voetbalwedstrijd of een rondje op de golfbaan is niet meer mogelijk. Ook de geplande vakantie in april naar Mexico was niet meer mogelijk.

Zakelijk gezien is het grootste verschil dat er uiteraard veel meer vanuit huis wordt gewerkt. De manier van direct communiceren is vervangen door communicatie via een webcam. Omdat het kantoor in Barneveld nog open is, ben ik daar 1 dag per week en werk de andere dagen vanuit huis. Gelukkig ben ik voorzien van een goede thuiswerkplek.

3. Wat ben je in de loop van de afgelopen 6 weken anders gaan doen dan in de eerste dagen?
Eigenlijk is er de afgelopen weken niet heel veel veranderd in de manier waarop ik ben gaan werken. Wel ga je steeds meer het directe contact met je collega’s missen. Videogesprekken zijn hierin slechts een alternatief. Zo houden we op regelmatige basis scrum-sessies om ieder te informeren over de zaken die lopen en aandacht nodig hebben.

4. Wat is de grootste verandering die je verwacht in vergelijking met de periode van voor de crisis?
Zeker in de periode na de crisis blijft het voor organisatie zoeken op welke manier zij het beste hun klanten kunnen bedienen. Uiteraard verschilt dit van bedrijf tot bedrijf, echter het feit dat we tijdens de crisis hebben gezien dat veel zaken doorlopen ondanks dat niet iedereen op kantoor aanwezig hoeft te zijn, kan voor een aantal bedrijven een eye-opener zijn. Communicatie, klanttevredenheid en de juiste dienstverlening blijven belangrijk. Dit geldt niet alleen voor ons maar geldt voor elke organisatie. Hoe blijf je in contact met je klanten, is het nodig om de afspraak op locatie te doen of volstaat een video-gesprek ook. De grootste verandering is dan ook dat we als bedrijf en als medewerkers bewuster omgaan met de invulling van onze tijd en hierbij telewerken als een serieuze optie omarmen.

Edwin de Brave Claranet Rely

5. Wat verwacht je als de grootse uitdaging voor onze klanten?
Afhankelijk van de branche waar de klant in zit, zijn er verschillende uitdagingen. Binnen het notariaat is de grootste uitdaging hoe er met hun cliënten gewerkt kan worden. Kunnen en moeten ze nog naar het kantoor komen? Aktes dienen nog steeds de notaris te passeren. De groei in testamenten, afhandeling van overlijdensaktes maar ook het passeren van hypotheekaktes blijft door gaan. Er mogen nog maar een beperkt aantal medewerkers op kantoor aanwezig zijn om deze werkzaamheden uit te voeren. Hoe laten ze toch iedereen vanuit huis werken? Zeker dit laatste punt is een grote verandering binnen het notariaat.

Sinds 16 april is het toegestaan is er een noodmaatregel genomen om de werkzaamheden van notarissen toch doorgang te laten vinden. Direct contact met klanten wordt beperkt. Adviesgesprekken gaan zoveel mogelijk via de telefoon of via een beeldverbinding.

Daarnaast wordt het gebruik van volmachten zoveel mogelijk gestimuleerd. Uiteraard blijven gebruikelijke formaliteiten, zoals onder meer de Belehrung, de notariële zorgplicht en de notariële geheimhoudingsplicht nog steeds van toepassing.

6. Welk antwoord hebben Rely en Claranet op die uitdaging?
De notarisklanten maken gebruik van de NotarisSuite oplossing van Rely. Binnen deze suite bieden we de mogelijkheid om gebruik te maken van Microsoft Teams om op een efficiënte manier intern of met klanten te communiceren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van chat, telefonie of video. Microsoft Teams biedt onder meer de mogelijkheid om videogesprekken op te nemen. Deze opnamen kan dienen als bewijslast bij ondertekening van een akte.

Onze overige klanten zijn in de afgelopen maanden overgegaan naar onze WorkSmart365 propositie waardoor deze direct gebruik konden gaan maken van Teams. Ook hierbij hebben we gemerkt dat het niet alleen de techniek is, die het mogelijk maakt om hier mee te kunnen werken, maar dat zeker training een belangrijk onderdeel dient uit te maken van de totaaloplossing. Medewerkers krijgen vanuit Microsoft verschillende mogelijkheden om te kunnen communiceren, maar wat gebruik je in welke situatie? Hoe kan je externen uitnodigen? Hoe sla je opgenomen gesprekken op? Etc.

7. Hoe gaat Nederland werken in de toekomst?
Anders. Waarbij in het verleden nog al eens kritisch tegen thuiswerken aan werd gekeken: doen mijn medewerkers nog wel wat ze zouden moeten doen? Hoe hou ik controle om mijn medewerkers? En zijn we nog wel efficiënt bezig als we allemaal verspreid zitten? In de huidige praktijk blijkt dat thuiswerken een goed alternatief kan zijn. Wel verwacht ik dat er een soort hybride situatie ontstaat waar een deel thuis (kan) werken en een ander deel gewoon op kantoor. Zeker in de komende maanden zal dit het geval zijn. 1,5 meter afstand binnen openbaar vervoer of op kantoor handhaven gaat niet lukken zodra we terug gaan naar de situatie voor de crisis. Er zal dus op een andere manier gewerkt moeten gaan worden.

De vraag die ik zelf nog wel heb is of door deze hybride werkmethode de files ook gaan afnemen? Gaan mensen die voorheen met het openbaar vervoer gingen nu in de auto naar het werk?

Neem contact met ons op

Laat een e-mail achter

Vul onderstaand formulier in en we zullen zo spoedig mogelijk contact met u opnemen

Velden aangeduid met een * zijn verplicht.

CAPTCHA
Deze vraag is om te testen of u geen computer bent om automatisch spam tegen te gaan.

Neem contact met ons op

Verkoop: 040 239 3300
Financiële administratie: 040 239 3340
Support: 040 239 3350