Het jaar 2020 is net begonnen of Claranet kondigt WorkSmart365 aan, de hybride werkplek die ervoor zorgt dat dit voor veel gebruikers de laatste online werkplek is die zij gaan gebruiken. We interviewden Product Manager Henk Liebeek over deze nieuwe dienst en de weg er naar toe. Vandaag deel 2 van het interview.
We zagen ook iets als ‘Archive On-Demand’, wat moeten we daarbij voorstellen?
“Wij doen regelmatig zogenaamde ‘cloud-readiness-scans’. Hierbij doen we onderzoek binnen het IT-landschap van de klant welke applicaties geschikt zijn voor welke vorm van virtualisatie. Op basis hiervan doen we aanbevelingen wat te doen met welke applicatie en kunnen we een roadmap maken voor hun cloudreis. Hierbij komen we echt regelmatig applicaties tegen, die je eigenlijk geen applicatie meer mag noemen. Het zijn bijvoorbeeld hele oude boekhoudprogramma’s of databases die nog wel belangrijke informatie bevatten en vanuit een beroepsregeling of -controle geraadpleegd moet worden. Al is het maar om de bewaarplicht van het een of ander de komende jaren te kunnen garanderen. Hier hebben we ‘Archive On-Demand’ voor. We zetten de applicatie dan in een cloud in een ruststand. Het programma staat ‘uit’ en er is eigenlijk alleen ruimte nodig om de data op te slaan. Als je nu die ene keer in de maand of kwartaal een keer daadwerkelijk de applicatie moet gebruiken, sein je ons in en kun je aan de slag zodra wij de applicatie opgestart hebben. En zodra je klaar ben, laat het ons weten en wij zetten het geheel weer in de ruststand. Dit zorgt ervoor dat je de zekerheid houdt dat de applicatie beschikbaar is als je hem nodig hebt en dat je alleen de kosten hebt van opslag en het af en toe activeren van de andere resources. Uiteraard kunnen we hier ook een back-up inregelen zodat je dubbele zekerheid hebt.”
Is WorkSmart365 specifiek voor een of meerdere branches?
Onze WorkSmart365-oplossing is niet sec geschikt voor één specifieke branche. Het is een concept dat heel goed in te passen is voor verschillende branches en op maat gemaakt kan worden voor die specifieke branche waar onze klant onder valt. In praktijk zien we veelal een vervaging van de harde branchegrenzen voorkomen. Een combinatiekantoor van Notariaat en Advocatuur is er wel maar vanwege de eigen regels moet er een zogenaamde “Chinese muur” opgetrokken worden tussen de verschillende IT-platformen waardoor het vaak makkelijker is om op twee fysiek verschillende platformen te werken. Met WorkSmart365 is dit letterlijk veel slimmer op te lossen. Per gebruiker bepaal je tot welke applicatie er wel of geen toegang nodig is, waardoor je volledig aan de compliancy-regels van de organisatie kan voldoen.
Daarnaast zien we ook dat branches heel langzaam naar elkaar toe groeien. Woningcorporaties hebben miljoenen woningen in beheer, maar zodra het richting huisvesten van ouderen gaat, is het ineens een zorg-organisatie die de verantwoordelijkheid heeft. Dit gaat steeds meer vervlechten in de toekomst en daar is WorkSmart365 helemaal klaar voor. We kunnen onder de motorkap de gewenste applicaties toevoegen zodat de functionaliteit van de online werkplek helemaal in pas loopt met de veranderingen bij de gebruikers.
Is dit echt de laatste werkplek voor de gebruikers?
“Wij denken van wel; dit is de meest volwassen vorm van de online werkplek zoals die momenteel bestaat met een volledig intuïtieve manier van bedienen en dus werken. Het is dezelfde manier waarop de jongeren tegenwoordig gebruik maken van IT en applicaties; die zie je niet aan de gang met handleidingen in boekvorm maar duiken volledig op hun intuïtie een nieuwe applicatie in. Ze kijken amper naar de help-functie, die is veelal voor de oudere gebruikers, en krijgen alles net zo snel en makkelijk ingesteld alsof ze er al jaren lang gebruik van maken. Deze manier van werken zal heus wel verder ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld eens aan een simpele taak als het aanvragen van een week vakantie. Nu moet je jouw outlook-agenda blokkeren, een out-of-office instellen, bestaande afspraken verzetten en een aanvraag doen naar jouw leidinggevende via een of andere HR-applicatie. Het zou een hoop productiviteit schelen als je een taak ‘vakantie aanvragen’ aanklikt die deze vier taken voor jou in een keer automatisch uitvoert. En dan is dit nog maar een simpele taak. Dit soort automatische taken gaan we komende jaren veelvuldig zien waardoor je straks niet meer in applicaties werkt maar vanuit een serie taken die de verschillende applicaties aansturen. WorkSmart365 kan dit aan en zal gaan meegroeien in de volwassenheid van het gebruik van de IT binnen een organisatie… waarom zou je nog een andere werkplek nodig hebben?
En de IT-afdeling, wat schiet die op met WorkSmart365?
“Ook daar hebben we aan gedacht. De IT-afdeling gaat verrast worden! WorkSmart365 heeft een aantal voordelen dat niet alleen voor de gebruikers handig is, maar ook de beheerders gaat helpen. Als eerste is dat er bij WorkSmart365 onder de motorkap gewerkt kan worden, zonder dat de gebruikers er last van hebben. Je kan je IT-platform van on-premise naar de private cloud en later naar een public cloud migreren, zonder dat er voor de gebruikers iets verandert. De look-and-feel van WorkSmart365 blijft ongewijzigd, terwijl de IT-afdeling een enorme migratie achter de rug heeft. Daarnaast kun je de productiviteit van de medewerkers verhogen door taken te gaan programmeren en combinaties te gaan maken in het aansturen van de verschillende applicaties. Het voorbeeld van de vakantie aanvragen is dan nog een hele simpele maar bedenk dat dit maar één van de vele taken is x het aantal medewerkers x aantal gewonnen minuten… dan kan je zomaar ineens de productiviteit van de organisatie een boost geven die vanuit de IT-afdeling niet verwacht wordt. Pure winst, en dat alleen met een andere werkplek.
Meer informatie; ga naar www.claranet.nl/worksmart365 of vraag direct een demo aan.