In de gesprekken de afgelopen tijd rondom de introductie van onze online werkplek Claranet WorkSmart365 waren er een aantal thema’s die we terug kregen rondom de keuze voor een nieuwe online werkplek. In een serie blogartikelen kijken we naar de top thema’s. Vandaag deel 4: “Tijd = geld!"
Tijd = geld!
In vergelijking met een traditionele vervanging van de werkplekken ga je naast de besparing op de eenmalige kosten waarschijnlijk het meeste verdienen op de investering in tijd. Dat een besparing van tijd je geld oplevert, is een oude bekende… maar een die uitermate moeilijk te kwantificeren is. Eerlijk is eerlijk; de stap naar een online werkplek als WorkSmart365 kost ook een serieuze investering in (project)uren. De reden daarvoor is dat het géén “lift & shift” migratie is. Juist tijdens het design en de inrichting van de moderne online werkplek is enorme winst te behalen in het vergroten van de productiviteit en het gebruikersgemak. Het zijn nou net deze uren die veel gaan opleveren in de jaren die volgen, maar het ontzettend ingewikkeld maken om achteraf te kwantificeren. Het generieke gevoel is dat je je werk sneller kan doen, maar doordat er een voortdurende beweging plaatsvindt van werkzaamheden zal de ROI snel ondersneeuwen in de bepaling ervan. We hebben al eens het voorbeeld gegeven van het plannen van een vakantiedag; nu zijn dat vier verschillende handelingen. Je moet jouw outlook-agenda blokkeren, een out-of-office instellen, bestaande afspraken verzetten en een aanvraag doen naar jouw leidinggevende via een HR-applicatie. Het zou een hoop productiviteit opleveren als je een taak ‘vakantie aanvragen’ aanklikt die deze vier taken voor jou in een keer automatisch uitvoert. En dan is dit nog maar een simpele taak. Want dezelfde taak is in de toekomst nog uit te breiden met het automatisch herinstellen van de applicatie waar je jouw toegewezen facturen in goedkeurt door die richting een vervanger te sturen. Of jouw telefoon automatisch doorzet richting een collega… of…
De mogelijkheden zijn eindeloos, moeilijk te vangen binnen een formele ROI-berekening en het is al helemaal moeilijk te voorspellen waar jouw organisatie de meeste baat bij heeft. Als we dan toch een advies mogen geven; kijk niet alleen naar de harde cijfers en getallen maar gebruik je intuïtie en buikgevoel. Natuurlijk zijn de besparingen en productiviteit van groot belang maar zorg ervoor dat je gevoel krijgt bij de verschillende oplossing die je naast elkaar zet. En neem niet alleen de huidige prestaties en gebruikerservaring mee, maar kijk ook naar de komende ontwikkelingen en roadmap van zowel de oplossing als de IT-leverancier die de oplossing voor je gaat uitrollen; is er gekeken naar adoptietrainingen, hoe staat het met het functioneel ontwerp, is de leverancier klaar voor een overstap naar de public cloud (en in hoeverre gelden dan de certificeringen nog)?
Donderdag 9 april: Veiligheid voor alles! (slot)
Lees hier deel 1: "Appels en peren"
Lees hier deel 2: "Thuiswerken en samenwerken"
Lees hier deel 3: "Return on Investment"