Communicatie, voorlichting en flexibiliteit sleutel tot het verminderen van risico’s Shadow IT
Europese organisaties zijn in toenemende mate bezorgd over Shadow IT, uit onderzoek van Vanson Bourne in opdracht van Claranet. Onderlinge samenwerking van medewerkers zorgt in potentie voor versnelling van de innovatie, maar veel IT-managers worstelen met de flexibiliteit van de IT om dit goed te ondersteunen. Het resultaat is dat er meer en meer medewerkers overstappen naar alternatieve technologieën die ze nodig hebben, zonder tussenkomst of toestemming van de IT-afdeling.
Bij het onderzoek onder 900 IT-beslissers in een verscheidenheid van organisaties in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Spanje, Portugal en de Benelux bleek dat bijna een op de vier respondenten (24 procent) Shadow IT noemen als een van de grootste IT-uitdagingen waarmee hun organisatie momenteel wordt geconfronteerd. Vorig jaar noemde slechts 13 procent Shadow IT een belangrijke IT-uitdaging, bijna een verdubbeling van de respondenten.
De rol van de IT-manager is snel aan het veranderen en degenen die succesvol zijn, blijven uit de buurt van licht zoemende hardware, laten het beheer van de IT-infrastructuur over aan anderen om meer tijd te besteden aan het strategisch bepalen wat hun organisatie echt nodig heeft om succesvol te zijn. Een belangrijk onderdeel hierbij is een goede afstemming van de business en de IT-afdeling en het is duidelijk dat er veel werk verzet moet worden op dit gebied.”
CIO Claranet
Andy Wilton vervolgt: "Volgens ons onderzoek heeft 72 procent van de IT-afdelingen geen volledig inzicht in de behoeften van de organisatie en begrijpt maar liefst 74 procent van de organisaties niet goed wat hun IT-afdeling doet, of hoe het kan ondersteunen. IT-afdelingen moeten hun inspanningen eigenlijk richten op innovatie en begrijpen hoe zij de organisatie kunnen ondersteunen door middel van het beheer van applicaties en data in plaats van het beheer van de infrastructuur. Dat laatste moet worden overgelaten aan een betrouwbare partner. Deze verschuiving in de prioriteiten zorgt ervoor dat de IT-afdeling meer tijd heeft om zich te concentreren op het opbouwen van relaties, en samenwerking met de gehele organisatie om effectieve processen te bouwen voor de aanschaf van moderne applicaties en diensten.
Door het onderhouden van een nauwere relatie met de verschillende afdelingen kunnen IT-managers Shadow IT de kop in drukken: ofwel om de medewerkers het gevoel te geven dat IT-afdeling een meerwaarde heeft waardoor ze gevraagd worden een oplossing te verzorgen, of om de IT-afdeling een beleid te laten uitstippelen waarbij medewerkers een eigen oplossing kunnen gebruiken of aanschaffen, maar dan in een gecontroleerde en geregistreerde manier. Het voordeel van de laatste benadering betekent dat de veiligheid een minder groot risico is terwijl het de medewerkers meer vrijheid geeft, en zorgt dat er voldoende voorzieningen aanwezig zijn voor technische ondersteuning. Het hebben van een regelmatig bijgewerkte inventarisatie betekent dat de IT-afdeling een goed beeld heeft van de bruikbare IT-middelen binnen de organisatie, waardoor ze de risico's begrijpen en strategisch kunnen plannen."
"Medewerkers worden in toenemende mate beïnvloed door hun persoonlijke leven in de zoektocht van de technologie die ze willen gebruiken. Uiteindelijk zal de strijd tegen de stroom van deze consumerisatie van de IT kansloos blijken te zijn. Maar wat nog belangrijker is, er zijn belangrijkere activiteiten waar ze zich op zouden moeten richten, zoals ondersteuning bij de groei van hun organisatie. Dit gezegd hebbende, de mogelijke risico's van Shadow IT zijn te groot om te worden genegeerd, zodat een flexibel compromis, gebouwd rondom solide communicatie, interne relaties en het toezicht moet worden bereikt. In feite moet de IT-afdeling haar greep op de aanschaf van alle technologie laten gaan en de organisatie gaan geven waar ze echt behoefte aan hebben," sluit Andy Wilton af.